Organização 101 (Organization 101)

A 1a regra da organização é que ela precisa ser efetiva para VOCÊ. Não adianta você comprar planners lindos e caros, tentar usar mil ferramentas/apps mega cheios de opções legais se para você aquilo não funciona no seu dia a dia, e o principal, não funciona com o seu jeito de ser.

Você é uma pessoa que se atenta a detalhes? Você é mais prático? Você tem familiaridade para lidar com aplicativos e afins? Ou você é aquela pessoa que só não esquece a cabeça porque está grudada? Dependendo do seu jeito o método de organização ideal será bem diferente do meu.

Deixe eu tomar a minha história como exemplo para uma explicação mais detalhada.

No dia a dia meu método de organização é no papel. Eu sei q existem mil apps legais, Trello é bom, Nirvana igualmente bom, também tem o Evernote e vários outros similares e super legais, mas eu não sou uma pessoa do celular no dia a dia.

Eu odeio ficar vendo facebook, instagram e tudo mais numa tela pequena, por mais que tenha o fator prático de você poder acessar em qualquer lugar eu acabo deixando para checar isso quando estou no meu computador em casa. Odeio ficar digitando naquela tela minúscula e errando tudo. E como sempre digo, o celular acaba a bateria quando mais preciso. Meus queridos, para mim o fato de ter que viver pensando que a bateria vai acabar, que preciso recarregar logo – onde tem uma tomada? –  é torturante.

O papel por outro lado nunca me deixa na mão. Então eu uso uma espécie de calendário/bullet journal/caderno de anotações para me organizar no dia a dia atualmente.

Este é o formato que funciona para mim. Você aí lendo isso pode odiar escrever em papel e achar o celular e/ou o computador o melhor método para organizar tudo, e se sim está tudo bem, como eu disse o melhor jeito é o jeito que vai funcionar para VOCÊ. Alguns dos aplicativos que mencionei acima funcionam justamente como cadernos de anotações on-line.

O método que eu utilizo para me organizar hoje foi obtido após muitas tentativas frustradas de organização. Sim, você não irá acertar da noite para o dia o método ideal. Tudo vai ser baseado em tentativa e erro no início.

Durante anos eu gastei dinheiro com agendas, muitas delas com folhas diárias e tudo mais. Simplesmente não funcionava para mim porque eu não ia perder meu tempo de ficar folheando página por página dela para ver o que eu tinha de compromisso naquele dia x daqui 2 meses.

Foi quando fiz intercâmbio e comprei uma agenda com formato de páginas semanal que minha mente começou a se abrir. Essa não foi ideal, mas com uma visão da semana toda eu comecei a ver que conseguia planejar melhor as coisas. Tentativa erro aqui sendo executada.

Nos próximos anos eu fui tentar me ajustar nesse método semanal, até que um dia eu achei uma agenda com o formato mensal, e foi então que eu consegui o método que melhor se encaixou ao meu dia a dia até agora.

Com o formato de calendário eu anoto tudo na mesma página, e quando preciso consultar algo rápido está tudo ali. Sei quando posso marcar um compromisso com amigas(os), por exemplo, porque vejo nos fins de semana quando tenho aniversários e outros eventos. Então é bem difícil eu ter algum problema com isso. Claro q tem overlaps de compromissos, mas quando isso acontece eu já sei com bastante antecedência para poder tentar achar uma alternativa.

Sei também quando fui na academia ou não, os compromissos que tenho no trabalho (reuniões etc) e médicos pra poder me organizar pro dia/semana. Coloco no calendário quando preciso ir no supermercado, e claro faço uma lista separada dos itens que preciso comprar, e enfim, dá até pra marcar coisas como o dia que sua menstruação veio, quantos copos de água você bebeu, o que comeu naquele dia caso você queira. Aí vai do gosto e objetivo de cada pessoa.

Eu marco até os compromissos do meu marido no meu calendário porque obviamente ele não se organiza e esquece tudo 😊. Ou seja, a agenda em casa é coletiva de certa forma.

Então, pensem na rotina de vocês, se vocês curtem fazer as coisas pelo celular, pelo computador, papel, qual seria mais prático na situação q vocês vivem? Esse é o 1º passo pra vocês começarem um esboço de organização da vida 😉.

Depois disso vocês vão segmentar como eu disse no meu caso. Se eu der aulas por exemplo, tenho que ter um controle mais preciso dos horários, então eu iria utilizar um outro método associado ao da organização geral para controlar isso.

De qualquer forma, primeiramente concentrem-se em como ORGANIZAR o GERAL. Os segmentos de organização serão consequência desta primeira ação e assunto para um próximo post. 😉

The first rule of organization is that it must be effective for YOU. It’s no use buying beautiful and expensive planners, try using a thousand tools / apps full of cool resources if they don’t work on your day to day, and mainly, it doesn’t work with your way of being.

Are you a detail person? Are you more practical? Do you have familiarity with dealing with applications and stuff related? Or are you that person who just does not forget your head because it’s glued in your body? Depending on your style, the ideal organization method will be very different from mine.

Let me take my story as an example for a more detailed explanation.

In day to day, my method of organization is on paper. I know there are a thousand cool apps, Trello is good, Nirvana equally good, also there’s Evernote and several others similar and super cool, but I’m not a cell phone person on my day to day.

I hate to see facebook, instagram and everything else on a small screen, no matter how practical it is that you can access anywhere I end up checking this out when I’m on my home computer. I hate typing on that tiny screen and messing it up. And as I always say, the cell phone runs out of battery when I need it most. My dear ones, for me the fact that I have to live thinking that the battery is going to end, that I need to recharge soon – where do I have a place to plug and recharge? – It’s excruciating.

The paper, on the other hand, never fails me. So I use a kind of calendar / bullet journal / notepad to organize me into day to day life.

This is the format that works for me. You reading this post may hate to write on paper and believe that the cell phone and / or computer are the best method to organize everything, and it’s OK, as I said the best way is the way it will work for YOU. Some of the applications I mentioned above work just like notebook but online.

The method I use to organize myself today has been achieved after many frustrated attempts. Yes, you will not hit the ideal method in one night. Everything will be based on trial and error in the beginning.

For years I spent money on calendars, many with daily leaves and everything. It simply didn’t work for me because I was not going to waste my time going from page to page to see what I had to commit to on that day x  in 2 months.

It was when I was making an exchage program in the US and bought a weekly page-formatted calendar that my mind began to open up. This was not ideal, but with a vision of the whole week I began to see that I could plan things better. Trying and making errors to make it better here.

In the next few years I tried to adjust myself to this weekly method, until one day I found a calendar with the monthly format, and it was then that I got the method that best fit my day to day until now.

With the calendar format I write everything down on the same page, and when I need to check something quick it’s all there. I know when I can make a commitment to friends, for example, because I see when I have birthdays and other events on the weekends. So it’s pretty hard for me to have a problem with that. Of course you have overlaps, but when that happens I already know in advance ,and therefore I can try to find an alternative.

I also know when I went to the gym or not, the commitments I have at work (meetings etc) and doctors I have to go to be able to organize me for the day / week. I put it on the calendar when I need to go to the supermarket, and of course I make a separate list of the items that I need to buy, and finally, you can even take notes on the day you had your last period, how many glasses of water you drank, what you ate that day if you want. It depends on the purpose of each person.

I take notes of my husband’s appointments in my calendar because obviously he does not organize himself and forgets everything. So, the agenda at home is shared.

Think about your routine, if you like to do things by cell phone, computer, paper, which would be more practical in the situation you live? This is the first step for you to start an outline of a life organization 😉.

After that you’re going to segment the organization. If I give classes for example, I have to have a more precise control of the time of the classes, so I would use another method associated with the general organization to control this.

In any case, first focus on HOW to ORGANIZE the GENERAL. The organizational segments will be the consequence of this first action and subject for an upcoming post.